Egendefinert søknadsflyt

 

Hva er søknadsflyt? 

Over søkeroversikten vises en rekke statuser som søkere blir flyttet til underveis i behandlingsprosessen. Statusene gjenspeiler alle valgene som saksbehandler finner på «Behandle»-meny under
søkeroversikten og inne på den enkelte søkeren. 
Det er disse statusene som utgjør «Søknadsflyten». Se bilde under.

nyyyyyyest.PNG

Hvilke statusvalg som er tilgjengelige behandlemeny (og i filter over søkeroversikten) har tidligere vært fastsatt av systemet.  

Nå har alle virksomheter mulighet til å definere disse statusene selv – etter egne behov. 

Alle kunder i Jobbadmin har tilgang til vår standardflyt, og den vil alltid kunne benyttes. Kunder som er fornøyde med dagens søknadsflyt trenger derfor ikke gjøre noe som helst. Dersom de ulike statusvalgene i standardflyten derimot ikke tilfredsstiller virksomhetens behov, kan administrator nå sette opp en eller flere nye søknadsflyter.   

 

Hvordan opprette søknadsflyt: 
 

Søknadsflyt opprettes eller tilpasses under «Administrere» på vedlikeholdsmenyen. 
Det vil tydelig fremkomme hvilke statuser som inngår i den standard søknadsflyten, som vist i bilde under.

 

nytttt.PNG

 

Kopiere standard søknadsflyt:  

kopierknapp.PNG

Standard søknadsflyt (som er tilgjengelig for alle virksomheter) kan kopieres via «Kopier»-knapp i forhåndsvisningen, slik bildet over viser. Kopi-mulighet benyttes dersom det er ønskelig å ta utgangspunkt i eksisterende systemflyt for å tilpasse den.


Lage ny søknadsflyt:
 

opprettnys_knadsflyt.PNG

Via «Opprett ny søknadsflyt» kan administrator bygge opp en helt ny flyt fra bunnen av.   

  1. Bruker starter med å gi søknadsflyten en tittel. Dette er slik at den aktuelle flyten skal kunne kjennes igjen i liste over alternative søknadsflyter senere. 
  1. Bruker angir språk for flyten (dersom virksomheten har engelskspråklige brukere kan det eksempelvis være greit å legge til engelsk språk for også å kunne lage engelsk navn på de ulike statusene søkerne kan flyttes til) 
  1. Bruker skriver tittel på første status som skal inngå i flyten, slik bildet under viser.  
    Legg merke til at forhåndsvisningen løpende viser hvordan statusen vil se ut i filter over søkeroversikten. De statusene som opprettes vil også gjenspeiles i behandlemeny på stilling. 
  1. Via knappen «Legg til» vil bruker hele tiden kunne legge til nye statuser som skal inngå i flyten. 

I forhåndsvisningen kan administrator angi hvorvidt flyten skal være satt som standard for hele virksomheten, eller om den skal være knyttet til en stillingstype. 

velgssomstandard.PNG

  • Dersom flyten settes som standard (globalt), vil den være forhånds-valgt for alle stillinger som opprettes i Jobbadmin.  
  • Ved å huke av for «Stillingstype» vil administrator  velge blant sine stillingstyper fra rullemenyen. Flyten vil være forhåndsvalgt ved oppretting av alle stillinger tilknyttet stillingstypen som velges. 
  • Dersom administrator verken velger å sette søknadsflyten som standard eller knytte den til stillingstype, så vil flyten bli mulig å velge for alle stillinger, men den vil ikke være forhåndsvalgt i noen tilfeller. 

 Alle statuser som inngår i søknadsflyt tilknyttet stillingen vil gjenspeiles i «Behandle»-menyen på stilling i Jobbadmin. Bruker behandler søknader ved å velge blant statusene som administrator hos virksomheten har satt opp. Se eksempel i bilde under. 

nyesteb.PNG

 

NB! Vær oppmerksom på at søknader som kommer inn på en stilling automatisk vil legge seg i den første statusen i flyten. I vår standardflyt heter denne statusen «Ubehandlet». Det er anbefalt å lage en tilsvarende generisk første status. 

Knytte flagg til status: 

Legg merke til i bildet under at det er mulig å knytte flagg til de ulike statusene som opprettesDersom det knyttes et flagg til statusen vil søkere som flyttes til denne statusen under søknadsbehandlingen få festet et flagg ved seg som sikrer at søknaden telles med i rapporter, og eventuelt i innstillingsdokument. Søker beholder flagg selv om søkeren senere skulle bli flyttet over i annen status.  

Man kan også opprette statuser som ikke har noe flagg tilknyttet – og da blir statusen kun til bruk for å holde orden på søkermassen (filtrere på status). 

nyyy.PNG

Eksempel på bruk av flagg: 

Administrator oppretter Statusen «Intervju», og knytter til flagget «Intervju» 
Intervjuflagget blir satt på søkerne som flyttes til denne statusen under søknadsbehandlingen, og dette sørger for at søkerne telles med i rapporter og hentes inn i innstillingsdokumentet. Flagget sørger også for at bruker kan legge inn tid/dato/sted for intervjuet samtidig som søkeren flyttes til statusen. 

NB: Dersom det ikke knyttes intervju-flagg til statusen, vil søkere som gis status «intervju» ikke hentes inn i innstillingsdokument eller telles med i rapporter.   

La oss si at det er ønskelig å kunne skille på søkere som: 

  1. vurderes til intervju  
  2. søkere som skal til intervju 

Bildet under viser hvordan statusene i flyten kunne blitt satt opp. 

 

nyyyyy.PNG

 

I det tenkte tilfellet vil det være naturlig å opprette 1 status som heter «Aktuell for intervju» - der det ikke knyttes noe flagg til statusen.  

Det skal ikke knyttes flagg til statusen ettersom saksbehandler kun har behov for å status-sette søkere for å holde oversikt over potensielle intervjukandidater. 

I tillegg vil det være naturlig å opprette statusen «Intervju», som man knytter intervju-flagg til.  

Når saksbehandler flytter søker til denne statusen under søknadsbehandlingen vil søkeren få festet et flagg ved seg som sikrer at søknaden telles med i rapporter, og eventuelt i innstillingsdokument. Flagget sørger også for at saksbehandler får satt intervjutidspunkt/dato/sted samtidig som statusen settes. 

 
Hjelpetekst: 
NB: Legg merke til at det fins en Hjelpetekst-boks til høyre for hver status som opprettes i flyten. Denne hjelpeteksten er det administrator selv som legger inn. Teksten som skrives inn vil være synlig for saksbehandler i Jobbadmin.  


hjelpe.PNG

 
Teksten vil vises for bruker når hen skal sette statusen på søker(e) på en stilling. Dette gir administrator mulighet til å gi god veiledning til virksomhetens brukere. Se bilde under. 


hjelpetdfdf.PNG

 

Velge søknadsflyt for stilling: 
Søknadsflyt velges på steg 2 under oppretting/ redigering av stilling.  
(Dersom virksomheten ikke har satt opp egen søknadsflyt vil kun standard systemflyt være tilgjengelig) 

 

bruk.PNG

 

Bytte ut søknadsflyt underveis i søknadsbehandlingen: 

Dersom virksomheten har opprettet flere søknadsflyter er det mulig å bytte ut flyten som er valgt for stillingen, selv om søknadsbehandlingen på stillingen er påbegynt. 

NB: Ved bytte av flyt må man være oppmerksomme på at statuser som er satt på søkerne nullstilles. Alle søkerne vil bli flyttet til den første statusen i den nye flyten man velger.  

Flagg som er satt på søkerne vil derimot ikke gå tapt. Det vil si: 

Dersom man underveis i søknadsbehandlingen har satt status med tilknyttet flagg på en eller flere søkere – så vil disse søkerne fremdeles beholde flaggene, selv om status nullstilles etter bytte av flyt. Dette for å sikre at viktig informasjon fra søknadsbehandlingen som allerede er utført ikke blir slettet fra søker ved bytte av flyt. 

Flagg-ikoner er hele tiden synlig til høyre for søkerne i søkeroversiktenI bildet herunder fremgår det at søkeren innehar nåværende status «Innstilt». Søkeren har dessuten flagg for kvalifisert, intervju, referansesjekket, samt innstilt. Flaggene har blitt knyttet til søkeren etter hvert som søkeren har vært innom ulike statuser i søknadsprosessen der det har vært flagg knyttet til status.  

 
flagg1.PNG

Man kan filtrere søkeroversikten etter flagg for å vise søkere som innehar viktige registreringer som «Intervju», «Ikke kvalifisert» etc. På denne måten vil det være enkelt å identifisere alle søkere som eks. tidligere var merket med intervju, innstilt, ansatt osv. – selv om de ikke ligger i riktig status etter endringen av søknadsflyt.  
 

filtrerflagg.PNG

 

 

 

 

 

 

 

 

Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig